Пять признаков готовности
- Описывается словами. Если объяснить процесс новому сотруднику удаётся за полчаса — его поймёт и машина.
- Повторяется часто. Редкая операция не окупит настройку и не даст данных для отладки.
- Имеет измеримый результат. Понятно, что считается сделанным и что — сделанным правильно.
- Ошибки заметны. Неправильный результат видно без отдельного расследования.
- Исключения — меньшинство. Если особенный случай через раз, это не процесс, а ручная работа.
Стоп-сигналы
- Каждый сотрудник делает по-своему, и никто не считает свой способ неправильным
- Данные хранятся в личных файлах и переписках
- Результат зависит от договорённостей, которых нет в письменном виде
- На вопрос «а если так?» ответ каждый раз разный
Проверка за один день
Возьмите двадцать последних случаев и опишите, что происходило в каждом. Если картина повторяется в пятнадцати-шестнадцати — процесс готов. Если каждый случай приходится объяснять отдельно, автоматизировать пока нечего.
Автоматизация не наводит порядок, а закрепляет существующий. Беспорядочный процесс после внедрения станет быстрым беспорядочным процессом.
Что делать, если процесс не готов
Не откладывать автоматизацию целиком, а сузить её. Внутри хаотичного процесса почти всегда есть одна повторяемая операция — с неё и начинают, а порядок в остальном наводят параллельно.
Частые вопросы
Обязательно ли описывать процесс на бумаге?
Обязательно — хотя бы коротко. Устное описание меняется от рассказчика к рассказчику, и настройка по нему разъезжается с реальностью.
Что если процесс меняется каждый месяц?
Тогда автоматизируйте то, что в нём остаётся неизменным. Меняющуюся часть оставьте людям, пока она не устоится.
Можно ли автоматизировать процесс, который делает один человек?
Можно, и часто это оправданно: рутина одного сотрудника — тоже часы. Но зависимость от его знаний придётся сначала перевести в правила.
Нужна такая же реклама для вашего бизнеса?
Разберу нишу, посчитаю бюджет и покажу, из чего сложится цена заявки.
